Datenschutzerklärung (Informationspflichten)
Bildungsportal Wir.Alexianer (Totara)
Stand: 27.03.2026
1. Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlich: Alexianer GmbH,
Referat Personal & Personalentwicklung,
Alexianerweg 9, 48163 Münster
E-Mail: a.fuhrmann@alexianer.de
Externer Datenschutzbeauftragter der
Alexianer GmbH: Dr. Heiko Haaz
E-Mail: datenschutz@alexianer.de
2. Zwecke der Datenverarbeitung
· Betrieb des Bildungsportals < Wir.Alexianer > mittels der Software Totara Learn – im Weiteren mit „Totara“ betitelt - sowie Sicherstellung von Verfügbarkeit, Sicherheit und Support der Plattform
· Nutzer- und Rechtemanagement (Anlage/Verwaltung von Konten, Rollen, Zugriffsrechten)
· Organisation, Durchführung und Nachweis von Aus‑, Fort‑ und Weiterbildungen, Pflichtschulungen, Veranstaltungen sowie unternehmensinterner Netzwerkarbeit
· Lernverlaufsdokumentation (z. B. Kursbuchungen, Teilnahme, Abschlussstatus)
· Qualitätssicherung und Reporting
· Eine Leistungs‑/Verhaltenskontrolle inklusive einem Profiling der Betroffenen ist grundsätzlich ausgeschlossen. Wir verweisen hier auch auf die jeweils gültige IuK-Rahmenvereinbarung (Dienstvereinbarung)
Eine Leistungs-/Verhaltensüberprüfung erfolgt nur bei Angeboten mit qualifizierter Nachweispflicht (z. B. Ausbildung, gesetzliche/berufsrechtliche Pflichtnachweise) und wird in Totara ausdrücklich gekennzeichnet (z. B. „Prüfung“).
Bei Pflichtschulungen wird ausschließlich der Abschlussstatus (bestanden/nicht bestanden) erhoben/dokumentiert.
3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung stützt sich – je nach Nutzungskontext – auf:
KDG: § 6 Abs. 1 lit. c) Arbeitsvertrag mit dem Betroffenen und d) rechtliche Verpflichtungen sowie lit. g) berechtigtes Interesse des Arbeitsgebers an der effizienten Gestaltung der Geschäftsprozesse und Dokumentation von Schulungsmaßnahmen i. V. m. § 53 KDG (Verarbeitung personenbezogener Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältns)
4. Verarbeitete Datenkategorien und Herkunft
·
Personenstammdaten: Vorname, Nachname,
dienstliche/private E-Mail, Personalnummer. Systemkennung, Passwort
– Herkunft der Daten: (automatischer)
Import aus P&I LOGA oder manueller Import/Anlage
·
Arbeitsbezogene Daten: Gesellschaft, OE,
Funktion/Tätigkeit, ggf. Kostenstelle, vorgesetzte Person
– Herkunft der Daten:
(automatischer) Import aus P&I LOGA oder manueller Import/Anlage
·
Nutzungs- und Lerndaten:
Login-Zeitpunkte, gebuchte Kurse, Lernfortschritt, Abschlüsse
– Quelle: Systemerfassung durch Totara bei Systemnutzung durch den
Betroffenen
· Leistungsbezogene Daten: Leistungs-/Verhaltensüberprüfung erfolgt nur bei Angeboten mit qualifizierter Nachweispflicht (z. B. Ausbildung, gesetzliche/berufsrechtliche Pflichtnachweise) und wird in Totara ausdrücklich gekennzeichnet (z. B. „Prüfung“); bei Pflichtschulungen wird ausschließlich der Abschlussstatus (bestanden/nicht bestanden) erhoben.
Für alle anderen Nutzungsszenarien sind Leistungs‑/Verhaltensüberprüfungen ausgeschlossen. Es erfolgt insbesondere kein Profiling, sowie keine detaillierten Performanceanalysen oder die Auswertung individueller Lernzeiten.
5. Empfänger & Auftragsverarbeitung
Interne Empfänger: im Rahmen der konzerninternen
Auftragsverarbeitung nach § 29 KDG zentrales Team Personalentwicklung, IT‑Administration
(rollenbasiert).
Externe Auftragsverarbeiter für Hosting & Wartung: Synergy Learning
(New Media Warehouse Ltd., Belfast) auf Basis eines
Auftragsverarbeitungsvertrags (§ 29 KDG).
6. Drittlandübermittlungen
Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt (Hosting in Deutschland; Support nach AV‑Vertrag ohne Drittlandszugriff).
7. Speicherdauer
· Nutzerkonto/Lerndaten: Löschung oder pseudonymisierte Archivierung (5 Jahre) nach Austritt aus dem Unternehmen bzw. dem Unternehmensverbund des Mitarbeitenden
·
Nachweise für Pflichtschulungen: gemäß
gesetzlichen/vertraglichen Aufbewahrungspflichten (regelmäßig 3–10 Jahre, je
nach Norm)
Anschließend Löschung der Nachweise
· System-Logs: 90–180 Tage
8. Erforderlichkeit der Bereitstellung
Für Pflichtschulungen ist die Bereitstellung bestimmter Daten erforderlich. Ohne diese Daten ist eine Teilnahme bzw. der Nachweis regulatorischer Pflichten nicht möglich.
9. Automatisierte Entscheidungen / Profiling
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling statt.
10. Ihre Rechte
Wir informieren Sie darüber, dass Sie gemäß § 14 ff KDG unter den dort definierten Voraussetzungen folgende Rechte des Betroffenen haben: Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie Recht auf Datenübertragbarkeit. Wenn die Verarbeitung auf §§ 8 und 11 Abs. 2 lit. a KDG beruht (Einwilligung) haben Sie ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Auch haben Sie gemäß § 48 KDG das Recht der Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.
Die Datenschutzaufsicht ist erreichbar unter: Katholisches Datenschutzzentrum – Körperschaft des öffentlichen Rechts (Brackeler Hellweg 144, 44309 Dortmund; Telefon: 0231/13 89 85-0; E-Mail: info@kdsz.de; Website: https://www.katholisches-datenschutzzentrum.de/).
Weitere Informationen ggf. zur Datenschutzaufsicht in Ihrer Region entnehmen Sie bitte den jeweiligen Internetauftritten Ihrer Einrichtung.