Datenschutzinfo Totara Learn

Datenschutzerklärung

Bildungsportal |Wir.Alexianer.de |
synonym: Lernplattform Totara Learn

Stand: März 2026, Version 1.4

 

1. Wofür nutzen wir die Plattform?

Das Bildungsportal Wir.Alexianer.de bzw. die Lernplattform Totara Learn ist das zentrale digitale Werkzeug für die berufliche Aus-, Fort- und Weiterbildung bei der Alexianer GmbH und ihren Tochtergesellschaften. Über die Plattform werden Veranstaltungen im Kontext von Lernen und Wissensvermittlung angeboten und deren Durchführung ermöglicht. Wir unterscheiden drei Haupttypen von Veranstaltung:

·         Präsenzveranstaltungen (Präsenz)

·         Online-Seminare (Online)

·         Selbstlern-Kurse (E-Learning)

 

Die Plattform dient dazu Anmeldungen für die o.g. Bildungsveranstaltungen zu ermöglichen und die Teilnehmenden an solchen Veranstaltungen zu verwalten. Die Anmeldung zu Veranstaltungen kann…

a.            … freiwillig und nach eigener Auswahl erfolgen (z.B. weil Sie sich für ein Thema                interessieren).

b.            … durch den direkten Vorgesetzten erfolgen (z.B. im Rahmen von Onboarding bei Dienstantritt).

c.            … durch den direkten Vorgesetzten freigegeben werden (z.B. bei umfangreichen und mit         erhöhten Kosten verbundenen Veranstaltungen).

d.            … durch gesetzliche Schulungspflichten vorgegeben sein (z.B. Arbeitssicherheit, IT-Sicherheit).

 

 

2. Welche Daten werden verarbeitet?

2.1 Ihre persönlichen Daten

Stammdaten:

·         Vor- und Nachname

·         Dienstliche E-Mail-Adresse

·         Personalnummer

·         Organisationseinheit (Abteilung, Bereich, Standort)

·         Position bzw. Dienstart

Wichtig zu wissen: Diese Daten werden automatisch aus unserem Personalsystem (P&I Loga 3) übernommen und regelmäßig aktualisiert. Sie müssen diese Daten nicht selbst eingeben.

 

2.2 Ihre Lerndaten

Wenn Sie an Veranstaltungen teilnehmen, werden folgende Informationen gespeichert:

·         Status der Veranstaltung (angemeldet, begonnen, abgeschlossen)

·         Abschlussdatum und -uhrzeit

·         Optional: Testergebnisse (bestanden/nicht bestanden)

·         Optional: Teilnahmebestätigungen und ausgestellte Zertifikate mit Gültigkeitszeitraum

 

2.3 Technische Daten

Für den sicheren Betrieb der Plattform werden protokolliert:

·         Zeitpunkt Ihrer Anmeldung

·         Dauer Ihrer Sitzung

·         Gerätetyp und Browser

·         Vorübergehend Ihre IP-Adresse

Keine versteckte Überwachung: Diese Daten dienen ausschließlich der IT-Sicherheit und dem Nachweis von Schulungspflichten. Es findet keine detaillierte Verhaltensanalyse oder Leistungskontrolle statt.

 

 2.4 Kommunikation

Falls Sie die Kommunikationsfunktionen nutzen:

·         Beiträge in Kursforen innerhalb einer Veranstaltung

·         Feedback zu Kursen/Veranstaltungen (anonym)

·         Nachrichten innerhalb der Plattform

 

3. Wer kann welche Daten sehen?

Unser System arbeitet nach dem Need-to-Know-Prinzip: Jede Person sieht nur die Daten, die sie für ihre Aufgabe wirklich benötigt.

3.1 Übersicht der Rollen und Zugriffe

Tabelle 1: Rollen und Berechtigungen im System

 

Ein ausführliche Darstellung des Rollen- und Rechtekonzepts findet sich in einem separaten Dokument, welches bei Interesse einsehbar ist. (Link zu Berechtigungskonzept)

 

3.2 Besonderheiten in unserem Konzern

Unser Unternehmen ist ein Konzern mit mehr als 30 Tochtergesellschaften. Die Lernplattform wird für alle Gesellschaften zentral betrieben.

Trennung nach Gesellschaften/Arbeitgebern:

·         Teilnehmende, Referenten, Moderatoren, Trainer/innen, Kursmanager/innen, Kursbereichsmanager und Vorgesetzte (Rollen 1-5) sehen nur Personen und Kurse ihrer eigenen Gesellschaft.

·         Vorgesetzte von Vorgesetzten sehen nur aggregierte/zusammengefasste Lerndaten über ein nachgeordnetes Team in Form von Berichten.

·         Eine gesellschaftsübergreifende Einsicht in persönliche Daten und personenbezogene Lerndaten ist grundsätzlich nicht vorgesehen.

·         Ihre Zuordnung erfolgt automatisch über Ihre Organisationseinheit bzw. die in P&I Loga hinterlegten Daten.

 

Zentrale Administration:

·         Ein kleiner, fest definierter Kreis von 5 SystemadministratorInnen betreut die Plattform konzernweit

·         Diese Personen können aus technischen Gründen auch Daten anderer Gesellschaften einsehen, soweit dies für Wartung, Fehlerbehebung oder Sicherheit erforderlich ist

·         Alle Administratoren unterliegen erweiterten Datenschutzpflichten und werden regelmäßig geschult

·         Berechtigungen werden fortlaufend überprüft und dokumentiert

 

4. Was wird bei einzelnen Veranstaltungen (Kursen) gespeichert?

Wenn Sie eine Veranstaltung besuchen/absolvieren, wird Folgendes dokumentiert:

• Kurszuordnung: Sie sind diesem Kurs zugewiesen
• Bearbeitungsstatus: Wann Sie begonnen und abgeschlossen haben
• Abgeschlossene Lernmodule: Welche Videos, Texte oder Tests Sie bearbeitet haben (nur bei Selbstlernformaten/E-Learnings)
• Testergebnisse: Ob Sie Tests bestanden haben (ja/nein)
• Kursabschluss: Ob Sie die Veranstaltung besucht, also teilgenommen haben (bei Präsenz und Online). 

Was wir NICHT tun:

·         Wir zeichnen nicht sekundengenau auf, wie lange Sie einzelne Videos schauen

·         Wir protokollieren nicht, wann und wo Sie Pausen machen

·         Es gibt keine detaillierte Verhaltensauswertung

5. Was sieht Ihre Führungskraft?

Direkte Vorgesetzte erhalten Übersichten zum Schulungsstand ihres Teams, um Schulungspflichten und Qualifikationen zu planen und zu monitoren.

Das ist für Vorgesetzte sichtbar:

• Pflichtschulungen: Status (zu erledigen, überfällig, erledigt) mit Abschlussdatum
• Fortbildungen: Abschlussstatus mit Datum
• Testergebnisse: Nur „bestanden" oder „nicht bestanden"

Das ist NICHT sichtbar:

• Detaillierte Punktzahlen oder Testergebnisse
• Wann und wie lange Sie sich angemeldet haben

6. Wie lange werden Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie dies rechtlich erforderlich oder betrieblich notwendig ist.

Tabelle 2: Löschfristen für verschiedene Datenarten

 

 

Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten gelöscht oder so anonymisiert, dass kein Personenbezug mehr besteht.

 

7. Werden Daten an Dritte weitergegeben?

Interne Weitergabe:

·         IT-Administration (für technischen Support)

·         Ihre Vorgesetzten (nur Schulungsstatus, siehe Abschnitt 5)

Externe Dienstleister (Auftragsverarbeiter):

Wir nutzen externe Dienstleister, die uns beim Betrieb der Plattform unterstützen:

·         Hosting und Wartung: Synergy Learning (New Media Warehouse Ltd.), Belfast, Nordirland

·         Diese Dienstleister dürfen Ihre Daten nur im Rahmen unserer Weisungen verarbeiten

·         Mit allen Dienstleistern bestehen datenschutzrechtliche Verträge

Schnittstellen:

·         Automatischer Import von Personalstammdaten aus P&I Loga 3 (unser HR-System)

Keine Weitergabe an:

·         Werbeunternehmen

·         Social-Media-Plattformen

·         Andere Dritte ohne rechtliche Grundlage

8. Auf welcher rechtlichen Grundlage erfolgt die Verarbeitung?

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

·         Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Durchführung des Arbeitsverhältnisses

·         Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z.B. Arbeitsschutzgesetz § 12, Arbeitssicherheitsgesetz)

·         Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigte Interessen (z.B. Qualifikationsmanagement, IT-Sicherheit)

·         § 26 BDSG: Verarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses

9. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer Daten:

•         Auskunft: Sie können jederzeit erfragen, welche Daten über Sie gespeichert sind

•         Berichtigung: Falsche Daten werden auf Ihr Verlangen korrigiert

•         Löschung: Nach Ablauf gesetzlicher Fristen werden Daten gelöscht

•         Einschränkung: Sie können die Verarbeitung in bestimmten Fällen einschränken lassen

•         Widerspruch: Sie können der Verarbeitung widersprechen

•         Datenübertragbarkeit: Sie können Ihre Daten in einem gängigen Format erhalten

•         Beschwerde: Sie können sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren

 

Wie Sie Ihre Rechte ausüben:

Wenden Sie sich an unsere Datenschutzbeauftragten oder die Personalabteilung. Ihre Anfrage wird innerhalb von vier Wochen bearbeitet.

10. Wie schützen wir Ihre Daten?

Wir setzen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen:

•         Verschlüsselung: Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt (HTTPS/TLS)

•         Zugriffskontrolle: Anmeldung mit Benutzername und Passwort, perspektivisch Single Sign-On

•         Rollenbasierte Berechtigungen: Jede Person sieht nur, was sie sehen darf

•         Protokollierung: Änderungen an Nutzerrechten werden dokumentiert

•         Regelmäßige Überprüfung: Berechtigungen werden fortlaufend kontrolliert

•         Schulungen: Alle Administratoren werden regelmäßig im Datenschutz geschult

 

11. Ansprechpartner und Kontakt

Bei Fragen zu Bildungsportal/ Lernplattform:

Referat Personal und Personalentwicklung

·         Arno Fuhrmann

·         Helge Gustke

·         Katja Woweries

 

Bei Datenschutzfragen:

Wenden Sie sich bitte an die/den Datenschutzbeauftragte/n Ihres Unternehmens oder das zentrale Datenschutzportal.

Kontakt per E-Mail: datenschutz@alexianer.de

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird bei Bedarf aktualisiert (z.B. bei neuen Funktionen oder rechtlichen Änderungen). Die aktuelle Version finden Sie stets im System und in unserem Intranet.

Hinweis: Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Gesellschaften des Konzerns, die die zentrale Lernplattform Totara Learn nutzen. Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die jeweilige Gesellschaft, bei der Sie beschäftigt sind.